Zgodnie z polskim prawem mamy do wyboru kilka form prowadzenia księgowości. Czym różnią się one w praktyce?
Pierwszą z tych form jest ryczałt. W ryczałcie zapisujemy jedynie każdą transakcję sprzedaży, czyli nasze przychody. Od sumy tych transakcji w danych okresie rozliczeniowym będziemy obliczać podatek. Można to porównać do arkusza kalkulacyjnego, gdzie kolejne wiersze to nasze faktury – kwoty netto.
Drugą z form jest KPiR, czyli popularna Księga Przychodów i Rozchodów. Jak sama nazwa mówi, zapisujemy w tym przypadku przychody, jak w ryczałcie, ale również tworzymy drugą tabelę, gdzie zapisujemy koszty. Aby obliczyć podatek, najpierw odejmujemy od przychodów koszty. Od powstałej kwoty obliczamy podatek, mnożąc ją przez stawkę procentową (w skrócie mówiąc).
Trzecią, i najbardziej skomplikowaną formą księgowości są Księgi Rachunkowe, zwane również Księgami Handlowymi albo Pełną Rachunkowością. Nazwa „Pełna” jest tu kluczowa, dla zrozumienia co będziemy księgować. O ile w ryczałcie księgowaliśmy tylko przychody, zaś w KPiR dodatkowo koszty, to KH księgujemy wszystko – każdą operację gospodarczą – tak aby uzyskać pełen obraz firmy w księgowości.
Dokładniej mówiąc – oprócz przychodów i kosztów, księgujemy również wpływy i wypływy środków finansowych z i do firmy, zarówno na rachunek bankowy jak i do kasy, wszelkie pożyczki i inne operacje finansowe.
Podatek w Pełnej Rachunkowości obliczamy tak samo jak w KPiR, na podstawie przychodów i kosztów.
Całkowicie oddzielnym tematem jest rachunkowość rejestrów VAT. Tą formę rachunkowości stosujemy jedynie, jeśli jesteśmy podatnikiem VAT. Prowadzimy głównie dwa rejestry – sprzedaży i zakupu. W każdym okresie rozliczeniowym (miesiącu i kwartale) zapisujemy wszystkie pozycje sprzedaży (faktury itp.) i zakupu. Na ich podstawie po zsumowaniu obliczamy odpowiednio kwotę VAT należnego, i naliczonego. Od VATu należnego odejmujemy VAT naliczony, i w ten sposób otrzymujemy kwotę podatku do zapłaty. Warto podkreślić że w tej formie nie mnożymy otrzymanej kwoty przez stawkę procentową – od razu otrzymujemy kwotę podatku.